Responderé a las siguientes preguntas:
¿Por qué es importante la colaboración cuando se trabaja a distancia?
¿Cómo mantengo mi eficiencia y mi integración con el equipo mientras estoy lejos?
¿Qué herramientas o tácticas puedo usar para coordinar con otros cuando estoy a distancia?
Imagina que Pamela y Karina son dos perfumistas que venden muy bien sus perfumes por internet y acaban de crear una nueva esencia para lanzar en primavera.
Ellas han decidido no tener oficina y trabajar desde sus casas. Les gusta más, porque así Karina puede cuidar mejor a su mascota y Pamela puede estar más tiempo con su pequeño hijo.
Para poder lanzar la nueva esencia, Pamela y Karina deben necesariamente trabajar juntas, aunque estén físicamente lejos una de la otra. ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo?
¿Cómo pueden Pamela y Karina trabajar juntas estando físicamente separadas?
Sin dudas, ellas deben tratar de trabajar de manera coordinada. Actuar como ermitaño y tener #tiempo para ti puede ser bueno algunas veces, pero para poder trabajar a distancia, necesitas encontrar la manera de colaborar con tus socios y tus equipos.
¿Pero cómo?
Tanto si tienes tu propio negocio como si formas parte de uno, para trabajar a distancia, debes comunicarte con el resto del equipo.
Incluso si haces la mayor parte de tu trabajo de manera independiente, habrá momentos en los que necesitarás a los demás, sea para que opinen sobre lo que has hecho, para derivarles tareas o para tomar nuevas decisiones.
Felizmente, hay sistemas, herramientas y prácticas probadas, que pueden ayudarte a hacer eficiente tu trabajo a distancia.
En primer lugar, establece regulares de coordinación con las personas con las que trabajas, sean tus jefes, tus colegas u otras personas.
Esas reuniones te permitirán saber en qué están los demás, mantenerlos informados de tus avances e intercambiar opiniones. Además, te ayudarán a mantener viva una relación que de otro modo podría deteriorarse por la distancia.
Aún cuando no tengas temas concretos para tratar, las reuniones de coordinación te ayudarán a saber qué tan disponibles pueden estar los demás para cosas que quieras pedirles y ellos podrán saber a la vez cuánto #anchodebanda tienes tú para ofrecerles.
Hablar cara a cara puede ayudar: evalúa la posibilidad de hacer reuniones por videoconferencia. Si usas G Suite, el servicio de email y herramientas de negocios de Google, tienes Google Meetings incluido en tu cuenta y puedes usarlo para hacer videollamadas.
Si bien el email puede ser muy bueno para tomar decisiones rápidas o para transmitir información mejores simples, las reuniones suelen ser mucho para sesiones creativas, discusiones más profundas o colaboraciones más complejas.
Herramientas
Las aplicaciones de chat como Google Hangouts o Slack son muy buenas para resolver cuestiones simples sin llenar de emails tu bandeja de entrada. Si Pamela, por ejemplo, está preparando un perfume y no recuerda cuántas gotas de ylang ylang debe usar, un mensaje rápido por Google Hangouts puede evitarle tener que esperar la respuesta a un email.
El paso siguiente es mantener la organización. Poner todos los documentos y archivos en los que estés trabajando en una plataforma compartida con el resto de tu equipo puede ser una buena idea.
Hay muchos programas que permiten hacer esto, como Google Docs y Google Drive, ambos incluidos en G Suite. Compartir documentos en la #nube mediante estas plataformas hace que no tengas que descargarlos cada vez que necesites y puedas acceder en línea a ellos fácilmente.
Con programas como Google Docs y Drive, puedes autorizar a tus compañeros de trabajo para que compartan, comenten y / o editen documentos y planillas de cálculo en tiempo real. Así, por ejemplo, si Pamela y Karina están editando su catálogo de perfumes, Pamela puede etiquetar a Karina en un comentario o dejarse una nota para sí misma.
Si tu trabajo exige colaborar con otras personas en temas de diseño, programación, edición de imágenes o cualquier otra especialidad, no te preocupes. Hay programas colaborativos para casi todos los tipos de tareas.
Compartir el calendario con tu equipo es una buena forma de permitir que todos puedan saber cuándo estás libre para reuniones y cuándo no.
Con sólo mirar el calendario compartido, Pamela puede saber que no debe agendar reuniones con Karina cuando ella esté llevando a su pequeño hijo a la escuela.
Un calendario compartido también es útil para que todos puedan rendir cuentas, ya que todo el equipo puede saber cuánto tiempo estuvo cada uno dedicado al trabajo, aunque no lo hayan visto por la oficina.
También te ayudará a saber cuánto tiempo estuviste asignando a cada tarea, de modo que en el futuro puedas evaluar con mayor precisión cuánto te llevará a un proyecto en particular.
Si trabajas de manera independiente, saber cuánto tiempo te lleva cada tarea te ayudará a presupuestar mejor los trabajos a tus clientes.
Hagámoslo
Ahora que sabes cómo es trabajar fuera de una oficina tradicional, veamos en qué necesitan tú y tu equipo colaborar para poder trabajar armónicamente a la distancia.
¿En cuáles de estas cosas debes colaborar tu y tu equipo?
Calendario
Documentos de texto
Diseño
Programación
Imágenes
Hoja de cálculo
Presentaciones
Saber exactamente en qué cosas necesitas colaborar con tu equipo te permitirá elegir las plataformas adecuadas para trabajar con ellos de manera eficiente.
Comenta este foro y tu experiencia en trabajo a distancia y comparte en tus redes sociales si te agradó 🙏.
