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ĀæQuĆ© son los Sistemas de InformaciĆ³n Administrativas?


Los Sistemas de InformaciĆ³n Administrativa (MIS) ofrecen una variedad de informes y presentaciones a nivel gerencial. Estos sistemas adquieren de las Bases de datos (BDD) la informaciĆ³n de operaciones internas.

Los administradores de las empresas son los usuarios principales de estos sistemas. Sin embargo, los sistemas de informaciĆ³n administrativa no remplazan a los administradores, ni realizan funciones propias de ellos como la de toma de decisiones. En realidad, se encargan de proporcionar informaciĆ³n necesaria en tiempo, forma y en formatos normalizados, que ayuda a los directivos para la toma de decisiones estructuradas y en la resoluciĆ³n de problemas.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIƓN DE RECURSOS MATERIALES: SISTEMAS DE COMPRAS Y CONTROL DE INVENTARIO.

Existen diversos sistemas de informaciĆ³n empresarial para la gestiĆ³n de compras e inventarios en el mercado, los cuales emplean distintos mĆ©todos para el control de la empresa, asĆ­ como para disminuir los gastos y maximizar las ganancias.

El conocimiento de los diversos mĆ©todos disponibles es indispensable para poder realizar una posterior adaptaciĆ³n de acuerdo con las necesidades particulares de cada negocio.

El objetivo de un sistema de control de inventarios es reducir la merma, las compras de materia prima, y por ende, provocar la reducciĆ³n misma de los inventarios. Con la correcta gestiĆ³n de estos factores, se aumenta el flujo de compras y ventas a travĆ©s de toda la cadena de suministros, desde nuestros proveedores, hasta nuestro cliente final.

TambiĆ©n existen otro tipo de soluciones que permiten realizar el control y valorizaciĆ³n de las materias primas, de los productos en proceso y producto terminado, traslado entre bodegas, solicitudes, reservas, conteo fĆ­sico, cotizaciones, pedidos, facturaciĆ³n y entrega de mercancĆ­as y gestiĆ³n de la cobranza. Hay diferentes mĆ©todos para el control de inventarios, como son:

ļ‚· MĆ”ximos y mĆ­nimos. ļ‚· MĆ©todo ABC o anĆ”lisis de Pareto ļ‚· RevisiĆ³n por intervalos. ļ‚· Doble stock.

Opciones comerciales.

Dentro de las opciones comerciales en el mercado, se encuentran las soluciones de gestiĆ³n, facturaciĆ³n y stock para PyMEs, las cuales son fĆ”ciles de usar, ya que funcionan como un piloto automĆ”tico que se ocupa del inventario, clientes y facturas. Ɖstas se adaptan a las necesidades, duplicando la eficiencia de la empresa con la informaciĆ³n.

Dentro de la jerarquĆ­a de los sistemas de administraciĆ³n de recursos materiales ā€” a la que pertenecen los sistemas de compras y control de inventariosā€”, estĆ” como factor comĆŗn el que se ocupan de la gestiĆ³n de los productos, clientes, proveedores, facturas y compras, para mantener el negocio organizado y exitoso.

Hay que aclarar que no es posible mencionar en este material los nombres y referencias de las opciones comerciales disponibles en el mercado para los sistemas de administraciĆ³n, debido a que son nombres de empresas registradas.

Sin embargo, usted puede encontrar las siguientes caracterĆ­sticas como factor comĆŗn en diferentes pĆ”ginas web relacionadas con sistemas de informaciĆ³n para la gestiĆ³n de compras y control de inventarios:

GestiĆ³n de productos; gestiĆ³n de inventarios; manejo de mĆŗltiples listas de acceso; introducciĆ³n de cĆ³digos de barras; flexibilidad para manejo de diferentes tipos de monedas; permiten la actualizaciĆ³n de precios y costos; gestionan productos compuestos; permiten la generaciĆ³n de reportes con representaciĆ³n grĆ”fica; permiten, como valor agregado, la gestiĆ³n de ofertas, promociones, descuentos y recargos; permiten la impresiĆ³n de etiquetas para cĆ³digos de barras y la gestiĆ³n de cuentas corrientes de clientes y proveedores.

TambiĆ©n existen otras opciones comerciales que gestionan el control de las materias primas, productos en proceso y producto terminado, traslado entre bodegas, reservas, conteo fĆ­sico, cotizaciones, pedidos, facturaciĆ³n, entrega de mercancĆ­as y cobranza.

Entre sus productos y servicios encontramos los siguientes:

ļ‚· Manejo de precios, concepto de IVA. ļ‚· CĆ³digos, descripciĆ³n, descuentos y retenciĆ³n de la fuente de cada producto. ļ‚· Entradas y salidas de almacĆ©n, solicitud de inventarios, reserva de mercancĆ­as, costos, unidades de medida, series, cĆ³digos de barras, control del inventario fĆ­sico, control de saldos y la facilidad para realizar consultas dinĆ”micas.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIƓN DE RECURSOS MATERIALES: SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO.

El activo fijo representa a todas las propiedades, como son bienes materiales o derechos, que durante un curso normal (aƱo fiscal de la empresa) no estarĆ”n destinados a la venta. Esto se debe a que representan la inversiĆ³n de capital por parte de los accionistas y el patrimonio de una entidad, con el objeto de que sea aprovechada para realizar los diferentes procesos que estĆ”n detrĆ”s de un producto o servicio. Entre dichos procesos encontramos la producciĆ³n, la fabricaciĆ³n de productos o la planeaciĆ³n y el desarrollo de los servicios que la empresa ofrece.

Un sistema de informaciĆ³n empresarial para la gestiĆ³n y administraciĆ³n de activos fijos permite a una empresa conocer el quĆ© y dĆ³nde del estatus y su valor actual.

AdemƔs de gestionarlos contablemente de forma estandarizada y transparente.

Dentro de una empresa, los sistemas de control de activo fijo, permiten:

ļ‚· Conocer el estatus de los activos, quĆ© se tiene, dĆ³nde estĆ”n y cuĆ”l es su valor actual. Ordenar los activos fijos contablemente de forma estandarizada y transparente. Localizar los diferentes activos fijos a travĆ©s de la aplicaciĆ³n de tecnologĆ­a de la informaciĆ³n, como el cĆ³mputo mĆ³vil o identificaciĆ³n automĆ”tica. Contar con un amplio portafolio de etiquetas, lectores y software para integraciĆ³n de soluciones, permitiendo la inclusiĆ³n de cualquier ERP que incluya algĆŗn modulo para el control de activo fijo, con lo cual se podrĆ” trabajar con RFID, ahorrando tiempo en levantamientos de inventario.

Opciones comerciales.

Existen diferentes opciones comerciales en cuanto a sistemas de informaciĆ³n empresarial para la gestiĆ³n y optimizaciĆ³n de los activos fijos de una empresa.

A continuaciĆ³n, mencionaremos las principales caracterĆ­sticas o ventajas que ofrecen dentro de este mercado, haciendo la aclaraciĆ³n que los nombres y referencias de dichas opciones no las podemos mencionar en este material debido a lo que antes se dijo sobre los derechos de autor.

ļ‚· Realizan un ordenamiento del activo fijo. ļ‚· Facilitan la revisiĆ³n de normas y procedimientos. ļ‚· Trabajan bajo la normalizaciĆ³n de bienes. ļ‚· Gestionan inventarios iniciales y rotativos. ļ‚· Realizan la conciliaciĆ³n contable. ļ‚· Son flexibles al momento de migrar a cualquier tipo de ERP corporativo.

Entre las soluciones del tipo integral encontramos:

ļ‚· Permiten realizar un anĆ”lisis mensual de altas, transferencias y bajas de un determinado perĆ­odo. ļ‚· Facilitan el mantenimiento a la BDD (Base de Datos). ļ‚· Incorporan la funcionalidad de rotulaciĆ³n. ļ‚· Permiten el manejo de inventarios rotativos. ļ‚· Permiten el manejo de reportes.

Algunas otras opciones comerciales ofrecen sus servicios a travƩs de diferentes procesos:

ļ‚· CatĆ”logo de activos fijos. ļ‚· DepreciaciĆ³n de equipo. ļ‚· DepreciaciĆ³n fiscal. ļ‚· Bajas fiscales. ļ‚· ImportaciĆ³n y exportaciĆ³n. ļ‚· Consultas. ļ‚· Reportes. ļ‚· AsignaciĆ³n del activo fijo. ļ‚· ImpresiĆ³n de etiquetas con cĆ³digo de barras. ļ‚· Control de inventarios por Ć”rea o departamento. ļ‚· EnvĆ­o y recepciĆ³n de informaciĆ³n a terminales portĆ”tiles. ļ‚· ClasificaciĆ³n de los activos. ļ‚· Ofrecen servicio de mantenimiento preventivo y correctivo como valor agregado. ļ‚· Manejan un mĆ³dulo de seguridad de tres niveles para mantener la informaciĆ³n Ć­ntegra Por Ćŗltimo, mencionaremos el rubro tecnolĆ³gico que ofrece el mercado para este tipo de soluciones.

Incorporan la tecnologĆ­a RFID (Radio Frequency Identification: ā€œidentificaciĆ³n por radio frecuenciaā€) para el control de activo fijo.

La incorporaciĆ³n de este tipo de soluciones, requerirĆ” un costo adicional en cuanto al equipo que maneje esta tecnologĆ­a (etiquetas, impresoras, terminales y software del tipo RFID).

Beneficios: ļ‚· ReducciĆ³n de tiempos hasta un 70% en el levantamiento de inventarios. ļ‚· Permiten identificar rĆ”pidamente los activos faltantes. ļ‚· Etiquetas seguras, prĆ”cticamente infalsificables. ļ‚· Lecturas simultĆ”neas, hasta 100 activos por segundo. ļ‚· Operan con RFID o cĆ³digos de barras.

DescripciĆ³n general.

Los sistemas de administraciĆ³n de recursos materiales para el control de activo fijo, en una empresa, son soluciones integrales que fĆ”cilmente se ajustan a las necesidades de la misma.

Dichos sistemas proveen servicio de soporte y asistencia de calidad, a travƩs de personal profesional y certificado, durante los primeros meses, como valor agregado.

TambiĆ©n, reducen los tiempos, al optimizar la captura de datos. Una vez almacenados en sus bases de datos, agilizan los diferentes procesos, reducen los inventarios y permiten localizar los ā€œactivos fijosā€ en cualquier momento, asĆ­ como identificar rĆ”pidamente algĆŗn activo fijo faltante.

Por otro lado, agilizan, controlan y optimizan el levantamiento de inventarios, permitiendo que estos se encuentren actualizados dƭa a dƭa, evitando la pƩrdida y el control de los equipos.

Su flexibilidad, permite la aplicaciĆ³n de polĆ­ticas, normas y procedimientos internos para la empresa. Por ejemplo, en el procedimiento que se requiere para mover un equipo de una determinada Ć”rea.

Este tipo de sistemas integrales permiten clasificar los activos fijos de acuerdo a diferentes necesidades.

Facilitan la planeaciĆ³n y programaciĆ³n del mantenimiento tanto de los activos como de sus costos.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIƓN DE RECURSOS HUMANOS: SISTEMA DE NƓMINA.

Se utilizan para llevar el control de los ingresos y egresos de los trabajadores, asƭ como sus impuestos, optimizando los cƔlculos y las tareas repetitivas. AdemƔs cuentan con generadores de recibos y reportes.

Ofrecen soluciones incluyendo una diversidad de temas ā€”fiscal, legal, laboralā€”, lo cual los hace flexibles y adaptables a cualquier empresa.

Opciones comerciales.

En cuanto a sistemas de informaciĆ³n empresariales para el manejo de nĆ³mina, existen diferentes opciones comerciales en el mercado.

La mayorĆ­a de este tipo de soluciones permite adaptarse al modelo de negocios de cada empresa, incluso por nacionalidad. Su flexibilidad y adaptabilidad representan una considerable reducciĆ³n en costos de mantenimiento por cambios fiscales, legales, de administraciĆ³n, control y pago de personal.

Algunos de los mĆ³dulos generales que integran los sistemas de nĆ³mina son:

ļ‚· Visor de reportes. ļ‚· Seguro social. ļ‚· Altas y finiquitos. ļ‚· Manejo de la nĆ³mina de forma interactiva.

Las diferentes opciones de los sistemas para la gestiĆ³n de la nĆ³mina nos permiten:

ļ‚· Realizar una gestiĆ³n independiente por cada sucursal (si existiesen en el negocio). ļ‚· En cuanto a la nĆ³mina del personal, manejan una gran flexibilidad para realizar ajustes y correcciones. ļ‚· En cuanto a altas, gestionan la captura, la correcciĆ³n, consulta y listado del catĆ”logo y reportes. ļ‚· En cuanto a los finiquitos, permiten la gestiĆ³n de la parte proporcional de las vacaciones, la prima vacacional, el aguinaldo, la prima de antigĆ¼edad, las indemnizaciones, los finiquitos y sus correspondientes reportes.

PRODUCCIƓN: SISTEMAS DE CONTROL DE PRODUCCIƓN.

Recursos materiales.

Entre estos se cuentan la maquinaria, herramientas, equipo de mediciĆ³n y cualquier otro necesario para el desempeƱo diario de las actividades de los trabajadores de una unidad econĆ³mica, con la finalidad de generar bienes o servicios para satisfacer a los consumidores.

Ɓreas: planeaciĆ³n y control de materiales, compras, trĆ”fico, almacĆ©n y control de calidad.

La PlanificaciĆ³n de Recursos Materiales (MRP)

Es un sistema de informaciĆ³n empresarial que planifica, administra y optimiza la producciĆ³n y el control de inventarios.

Objetivos: ļ‚· Aseguran que los materiales estĆ©n disponibles para la producciĆ³n. ļ‚· Aseguran que los productos estĆ©n disponibles para la entrega a clientes. ļ‚· Mantienen un inventario adecuado para la operaciĆ³n. ļ‚· Permiten la gestiĆ³n, planeaciĆ³n de actividades de compra, manufactura y el manejo de horarios de entrega a los clientes.

Mencionaremos las caracterĆ­sticas que ofrecen los sistemas de informaciĆ³n para el control de la producciĆ³n, divididas dependiendo del bloque en que se encuentran a nivel sistema:

Entre las caracterĆ­sticas en el bloque de entrada de datos, encontramos las siguientes:

ļ‚· En cuanto al proceso de producciĆ³n

Aseguran que las cantidades necesarias de materias primas estƩn disponibles, asƭ como el aseguramiento de las fechas de entrega de productos finales demandados por los clientes.

ļ‚· En cuanto al status del inventario

Aseguran las cantidades disponibles necesarias para la fabricaciĆ³n, reduciendo y eliminando inventario innecesario, minimizando la merma; tambiĆ©n gestionan la fecha de pedidos y recepciĆ³n para el correspondiente control del inventario.

ļ‚· Permiten listar los materiales ya fabricados por la empresa y los que se encuentran en proceso de producciĆ³n.

Entre las caracterĆ­sticas, en el bloque de salida de informaciĆ³n, encontramos las siguientes:

ļ‚· En el proceso de producciĆ³n, permiten conocer el quĆ©, cuĆ”nto y el cuĆ”ndo de la producciĆ³n. ļ‚· Permiten planificar las cargas de trabajo y establecen un programa de fabricaciĆ³n a detalle. ļ‚· Proporcionan un plan detallando con fechas y pedidos a proveedores. ļ‚· Generan un informe de excepciones, para conocer quĆ© Ć³rdenes de fabricaciĆ³n van retrasadas con sus posibles repercusiones sobre el plan de producciĆ³n. Cuentan con la generaciĆ³n de fechas de entrega de los pedidos a los clientes.

Opciones comerciales.

Se encuentran en el mercado varias opciones del tipo ERP (Enterprise Resource Planning), entre sus beneficios podemos encontrar los siguientes:

ļ‚· Mejora en la productividad del personal. ļ‚· Facilita las labores mediante listados de materias primas, etc ļ‚· Ahorra costes al automatizar procesos complejos. ļ‚· Logra un mayor rendimiento de los recursos de la empresa. ļ‚· Elimina errores.

Los sistemas para la planificaciĆ³n de recursos materiales cubren las necesidades habituales de los entornos de producciĆ³n: planificaciĆ³n de la producciĆ³n, creaciĆ³n de Ć³rdenes de fabricaciĆ³n, notificaciĆ³n de tiempos y consumos, cĆ”lculo de costes y necesidades de producciĆ³n, notificaciĆ³n de incidencias.

Entre los mĆ³dulos generales de este tipo de sistemas encontramos:

ļ‚· ProducciĆ³n por proyectos. ļ‚· ProducciĆ³n por fabricaciĆ³n. ļ‚· ProducciĆ³n por tareas. ļ‚· CĆ”lculo de necesidades de producciĆ³n. ļ‚· Registro de artĆ­culos fabricados. ļ‚· Control sobre materias primas.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIƓN DE LA MERCADOTECNIA: SISTEMAS DE CONTROL DE VENTAS.

De acuerdo al autor Kenneth, en su obra Sistemas de InformaciĆ³n Gerencial. AdministraciĆ³n de la empresa digital (2004, p. 47), en cuanto al tema: Sistemas de InformaciĆ³n de ventas y marketing, los sistemas de informaciĆ³n de ventas y marketing ayudan a la empresa a identificar clientes potenciales, para los productos o servicios que ofrece la empresa. TambiĆ©n sirven de apoyo para el desarrollo de productos y servicios que satisfagan las necesidades de sus clientes.

La incursiĆ³n de este tipo de sistemas en el Ć”rea de ventas promueve y gestiona la venta de productos o servicios; ayuda en el seguimiento al cliente; e incrementa la productividad de los ingresos de la venta de productos o servicios. AdemĆ”s, los sistemas para el control de ventas facilitan el seguimiento de cada prospecto e incrementan las oportunidades de negocios, lo que se traduce en mayores ingresos. AdemĆ”s, se ajustan a las necesidades de cada tipo de negocio y reducen tiempos. Finalmente, hay que decir que estos sistemas permiten el seguimiento a todas las oportunidades de venta que se generen por cualquier medio, con objeto de tener el control total de la fuerza de ventas del negocio.

Podemos agregar que la filosofĆ­a en las ventas es: ā€œa mis clientes, mis ventasā€. Este tipo de sistemas para el control de ventas cubren todo el proceso de la venta: antes del venta, durante la venta, cierre y despuĆ©s de la venta.

Opciones comerciales.

Existen diferentes opciones en el mercado, relacionadas con sistemas de informaciĆ³n empresarial para la gestiĆ³n de ventas.

Entre los beneficios generales de este tipo de sistemas se encuentran:

ļ‚· El incremento de ventas. ļ‚· Incrementan los ingresos de la compaƱƭa. ļ‚· Reportes automĆ”ticos. ļ‚· Disponibilidad de informaciĆ³n. ļ‚· Seguridad en la informaciĆ³n. ļ‚· CapacitaciĆ³n de ventas en lĆ­nea. ļ‚· ComunicaciĆ³n y control sobre las ventas.

Marcas.

De acuerdo al ArtĆ­culo 88 de la Ley de la Propiedad Industrial (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial, 2012), una marca es ā€œtodo signo visible mediante el cual se distinguen los productos o servicios de otros de su misma especie o clase en el mercadoā€.

El uso exclusivo se obtiene mediante su registro ante el IMPI (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial). Existen cuatro tipos de marcas: nominativa, innominada, tridimensional y marca mixta.

Otro de los aspectos importantes en este subtema es el posicionamiento de la marca o de la imagen corporativa, la cual estĆ” relacionada a la manera en que se percibe la compaƱƭa. Varios expertos en marketing, comunicaciĆ³n y relaciones pĆŗblicas concuerdan en crear un cuadro mental en el pĆŗblico con objeto de captar el interĆ©s del consumidor y de lograr en su mente un posicionamiento de una marca, lo cual generarĆ” riqueza y facilitarĆ” la venta del producto o servicio.

La identidad corporativa es la personalidad de la empresa. Es el resultado de una autoevaluaciĆ³n y definiciĆ³n de la singularidad empresarial. Dicha identidad exige una manifestaciĆ³n visual o fĆ­sica, ya que se trata del rasgo externo mĆ”s visible en el proceso de diferenciaciĆ³n dentro de la competencia de mercados. La identidad visual y el comportamiento conforman la personalidad de una empresa.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIƓN DE LA MERCADOTECNIA:

De acuerdo a la autora Victoria de Elizagarate, el objetivo de un sistema de administraciĆ³n y distribuciĆ³n es el de ā€œhacer llegar el producto al cliente finalā€ a travĆ©s del canal que mejor satisfaga sus necesidades y el mejor canal serĆ” el mĆ”s corto, donde no existan intermediarios, logrando el binomio ā€œproductor consumidorā€ (2003, p. 10).

Desarrollando el tema de la funciĆ³n que tiene la distribuciĆ³n es la de trasladar un producto o servicio hasta el cliente. Un sistema de distribuciĆ³n debe permitir la disponibilidad, asĆ­ como informar al cliente de sus caracterĆ­sticas, prestaciones, servicios adicionales. La autora Victoria de Elizagarate indica que para lo anterior se ā€œutilizan cat{logos y material audiovisualā€.

Podemos comentar ademĆ”s que la logĆ­stica en los canales de distribuciĆ³n depende de los recursos disponibles.

Recientemente, un canal de distribuciĆ³n mĆ”s para el marketing, es el internet, el cual permite llegar a diferentes segmentos de mercado objetivo. Como menciona la autora Victoria de Elizagarate, ā€œlas website estĆ”n siendo cada vez mĆ”s utilizadasā€ (2003, p. 10). En efecto, esta tecnologĆ­a estĆ” siendo cada vez mĆ”s utilizada por los clientes y las empresas, ademĆ”s de que internet, como un canal de distribuciĆ³n, permite conseguir una continua innovaciĆ³n y calidad en los productos ofrecidos.

Opciones comerciales.

Podemos encontrar las siguientes opciones comerciales:

ļ‚· Optimizan los canales de distribuciĆ³n para que la entrega del producto al cliente final se realice en el menor tiempo posible. Tienen presente que el respeto al tiempo de entrega es una necesidad del cliente. ļ‚· Aseguran la disponibilidad del producto e informan al cliente de sus caracterĆ­sticas, prestaciones, servicios adicionales, a travĆ©s de catĆ”logos y material audiovisual. ļ‚· Incorporan a internet como el principal un canal de distribuciĆ³n, a travĆ©s del cual se enfocan determinados segmentos; ademĆ”s, les permite incorporar nuevos productos. ļ‚· Los sistemas de distribuciĆ³n, optimizan los recursos, la reducciĆ³n de tiempos muertos, eliminan la merma de la empresa, eliminan la existencia de inventarios innecesarios, aceleran la velocidad del flujo de informaciĆ³n y aseguran la integridad, disponibilidad y fiabilidad de la informaciĆ³n.

REFERENCIAS:

  • Laudon, Kenneth C. y Jane P. Laudon (2004). Sistemas de informaciĆ³n gerencial. AdministraciĆ³n de la empresa digital. MĆ©xico: Pearson EducaciĆ³n.

  • De Elizagarate, Victoria (2003). Marketing de ciudades. Madrid: PirĆ”mide.

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