La organización y la empresa

Concepto de la organización

La sociedad se encuentra estructurada de tal forma que en todos sus sectores, económicos o no, se hace necesaria la reunión de personas para el logro de los objetivos.

Así, si se quiere competir en una liga local de fútbol, se necesita de un equipo, con su correspondiente organización; si se quiere utilizar el ascensor para subir a la vivienda y éste se ha estropeado, se precisa de la existencia de una comunidad de propietarios, que efectúe la reparación y se encargue de abonar el servicio prestado a otra organización.

Por tanto, si miramos a nuestro alrededor, se puede apreciar que vivimos rodeados de organizaciones: hospitales, escuelas, equipos deportivos, gobiernos, bancos, clubes, iglesias, etc.

Pero ¿qué es realmente una #organización?

Siguiendo a #Hellriegel (2001), una organización es un grupo estructurado de personas que trabajan en común en el cumplimiento de ciertas metas que los individuos no podrían alcanzar solos.

Según #Robbins y #Coulter (2005), es una asociación deliberada de personas para cumplir una determinada finalidad.

En definitiva, se puede definir la organización como un grupo estructurado de personas en el que se ha establecido una serie de procedimientos y reglas que, con los medios o recursos adecuados, trabajan para la consecución de un fin determinado, el cual no podrían alcanzar de manera individualizada.

De la definición anterior se desprenden tres características o #elementos que presentan todas las organizaciones (Observa la siguiente figura):

• Tienen un propósito definido, que se expresará en términos de una o varias metas. Por ejemplo, la finalidad de un hospital es cuidar la salud de las personas, lo que se traduce en desarrollar investigaciones que mejoren la rapidez y fiabilidad de los diagnósticos o investigar para la mejora de los tratamientos o hacer la estancia de los enfermos en el hospital más llevadera.

• Están compuestas por una serie de recursos humanos y materiales, que en la práctica van a ser los responsables de alcanzar las metas fijadas. Siguiendo con el ejemplo anterior, el hospital estará formado por médicos, enfermeros, cirujanos, celadores, otro personal sanitario y directivo, instrumental técnico, etc.

• Emplean una estructura deliberada conformada por una serie de métodos, reglas o procedimientos que definen el comportamiento de sus miembros y, de este modo. se facilite la buena marcha de la organización para la consecución de sus fines. En los hospitales existen una serie de manuales y protocolos de procedimientos generales de enfermería que ayudan al trabajo diario y establecen directrices sobre qué hacer en cada momento.

Aunque los elementos esenciales de cualquier organización son los que se acaban de comentar, el concepto de organización es dinámico y es necesario adaptarlo a la evolución del entorno.

En la siguiente tabla se puede apreciar una comparativa entre las principales características de la organización tradicional frente a las de la nueva organización.

Las organizaciones actuales se caracterizan por operar en entornos dinámicos y complejos. Presentan una estructura organizativa flexible para adaptarse a los cambios del entorno. La dirección se centra en desarrollar las habilidades de los recursos humanos y potenciar la participación de éstos en el proceso de toma de decisiones El trabajo puede ser desarrollado en cualquier lugar, a cualquier hora, estableciendo relaciones en red o laterales y siempre orientado a satisfacer las necesidades de los clientes. Prima la importancia del trabajo en equipo.

De la tabla se desprende que las organizaciones exitosas deben adoptar nuevas fórmulas de hacer Su trabajo y adaptarse a los continuos cambios del entorno: sociales, económicos, políticos y tecnológicos, entre otros.

Asimismo, Robbins y Coulter (2005) señalan que las organizaciones deberán estar dirigidas por gerentes que pongan en tela de juicio las ideas convencionales, ya que al estar produciéndose continuamente cambios en el ambiente organizacional, los métodos y principios administrativos creados para un mundo estable y previsible están Obsoletos en la actualidad. Por ello, las organizaciones del siglo XXI deberán ser capaces de aprender, adaptarse y cambiar de forma incesante, es decir, tendrán que practicar el #aprendizajeorganizacional. En la tabla se muestran las diferencias entre las organizaciones tradicionales y las que aprenden.

Las organizaciones de aprendizaje demuestran una posición activa al cambio, la principal estrategia es el #aprendizajecontinuo para lograr el éxito esperado. Así mismo, es responsabilidad de todos los integrantes innovar y facultar para ser mejores día con día. El principal reto es la adaptación a las nuevas tecnologías.

Concepto de empresa

La empresa no es una realidad nueva. Desde la Edad Media. de una manera u otra, se habla de ella, pero aunque hoy dia sigue teniendo la misma finalidad que entonces, ha evolucionado notablemente con el paso del tiempo.

Las personas tienen diversas necesidades que suelen muy diferentes dependiendo del lugar donde vivan, del nivel social, de los recursos económicos que posean, etc. Evidentemente, aunque se hable de personas diferentes con condiciones distintas las necesidades humanas están ahi y éstas son el punto de partida de la empresa, corno unidad económica de producción para la satisfacción de las mismas.

Pero. ¿qué es una #empresa? No es fácil identificar una única definición. En una primera aproximación se puede considerar una entidad en la que se transforman unos recursos humanos materiales inmateriales), que deben ser organizados y dirigidos de la mejor manera posible (a través de una estructura, reglas y procedimientos), en bienes y servicios que satisfagan necesidades, con la finalidad de obtener beneficios para distribuir a sus propietarios, actuando siempre bajo condiciones de riesgo.

En la definición anterior se pueden identificar una serie de aspectos que ayudan a comprender mejor el concepto de empresa:

• Existencia de un proceso de transformación por el que una serie de inputs o recursos se convierten en output o bienes y servicios.

• Recursos o factores de producción que se emplean en el proceso de transformación; ya sean recursos humanos que aplican sus conocimientos para posibilitar la realización del bien, servicio o recursos materiales como las inversiones técnicas, los bienes de equipo, elementos de transporte, equipos informáticos, efectivos o activos financieros con distinto grado de liquidez, etc., recursos inmateriales o intangibles como la tecnología, el software informático, la imagen, la cultura de la empresa, etc.

• Organización del proceso de transformación, es decir, establecimiento de la estructura más idónea, en función del tamaño, de la actividad, de los procedimientos y métodos más apropiados, de las redes y canales de comunicación, definición de las competencias de cada puesto de trabajo y de las relaciones entre los mismos, etc.

• Obtención de output o bienes y/o servicios que permitirán la satisfacción de necesidades.

• Objetivos y fines (obtención de lucro mediante la satisfacción de necesidades) que justifican la razón de la existencia de la empresa y que relacionan la actividad de ésta con la consecución del éxito, en la medida en que dichos objetivos vayan alcanzando.

• Asunción de riesgo, debido a la incertidumbre que se genera sobre si se alcanzarán o no los resultados deseados, empleando todos los esfuerzos y recursos que se consideren convenientes.

Menguzuato y Renau (1991) profundizan en la definición de empresa, que puede

entenderse como una unidad técnica, económica, social, política y de decisión:

Como #unidadtécnica, la empresa emplea un proceso para la transformación de un conjunto de inputs o factores de producción en un conjunto de outputs o bienes y servicios. Este proceso técnico puede ser sencillo o altamente complejo. En función del nivel de complejidad, se requerirá una menor o mayor inversión en maquinaria, tecnología, herramientas, etc. Como #unidadeconómica, la actividad técnica de transformación de unos recursos en bienes y servicios se realiza añadiendo valor económico. La empresa necesita generar valor para pagar a sus proveedores de materias primas, trabajadores, maquinarias, o retribuir a sus propietarios, de tal forma que el valor de sus bienes y servicios supere el coste de los insumos y del proceso de transformación. Las empresas son #unidadessociales, ya que en ellas las personas trabajan, deciden, opinan, colaboran y se arriesgan manteniendo relaciones formales e informales. Además, surgen la comunicación, la motivación y los comportamientos individuales y grupales, configurando una determinada cultura organizativa.

Las empresas son #unidadespolíticas, porque las personas que interactúan en ellas tienen objetivos e intereses propios que, a veces, están en contradicción con los de la empresa y que requieren de un proceso político de conciliación de objetivos e intereses para que la empresa funcione.

Las empresas son #unidadesdedecisión, puesto que tienen capacidad para formular sus propios objetivos y adoptar las principales decisiones respecto a su actividad técnica o económica correspondientes a una misma unidad sociopolítica, determinando las líneas generales de actuación para lograrlos a través del desarrollo de las funciones básicas de dirección. Una empresa puede tener varias fábricas o negocios, pero se integran en la misma unidad de decisión, configurando por tanto una única empresa, al frente de la cual estará una persona o un grupo de personas que serán las que fijen sus objetivos y las líneas generales para lograrlos.

Una vez que se ha analizado la definición anterior, se observa que organizaciones y empresas tienen muchas características en común, pero no son realidades idénticas.

Para comprender mejor estos 2 conceptos, el de empresa y organización, en la siguiente tabla se comparan los datos de una empresa (Abengoa) y de una organización (Médicos sin fronteras).

Una empresa comparte los tres elementos que caracterizan a toda organización: tiene un propósito definido, está compuesta por recursos humanos y materiales que se van a emplear en el proceso de transformación y necesitan de una estructura organizativa

para su gestión. Por tanto, una empresa es una organización. Pero esta afirmación no se cumple en sentido contrario, es decir, todas las organizaciones no son empresas. La

diferencia entre las organizaciones y las empresas reside en la #finalidadparalaquehansidocreadas.

En las organizaciones los fines por los que se constituyen pueden ser económicos, políticos, culturales, sociales, sanitarios y deportivos. Médicos Sin Fronteras es un ejemplo de una organización con fines sanitarios. Clubes como Real Madrid o F.C. Barcelona son organizaciones con fines deportivos y educativos. La Fundación Thyssen es Otro ejemplo

de una organización de naturaleza cultural.

La finalidad por la que nacen las empresas es económica. Las mismas se crean para obtener beneficios, con los que posteriormente retribuir a sus propietarios. Esto no significa que las empresas no puedan tener otros fines distintos al del lucro. Este fin puede ser compatible con otros de naturaleza social, medioambiental, cultural, etc. En el ejemplo, la finalidad última de Abengoa. S. A. es económica y, por tanto, la obtención de ganancias, que luego repartirá entre sus accionistas.

Las empresas son un tipo específico de organización que se diferencia de otras organizaciones porque, aunque tengan otros fines, su objetivo último y razón de ser es el ánimo de lucro, es decir, la consecución de beneficios, que en un plazo más o menos largo se distribuirán entre sus propietarios.

A veces, las organizaciones que no son empresas reciben una contraprestación económica por los servicios que prestan y de esta manera pueden financiarse. Pero no por eso van a convertirse en empresas. Este tipo de organizaciones no son empresas, puesto que los beneficios que obtienen por los servicios prestados no tienen como objetivo remunerar a los propietarios de la organización, sino que los destinan a la finalidad para la que fueron creadas (social, medioambiental, política, cultural, sanitaria, etc.).

La administración de empresas

Una vez aclarados los conceptos de empresa y organización, la cuestión clave para continuar con el estudio de la empresa seria: ¿por qué unas empresas tienen éxito y otras no? O, dicho de Otro modo, ¿cómo se puede mejorar el funcionamiento de las empresas?

Para responder a estas cuestiones es necesario apoyarnos en el término #administracióndeempresas, que como disciplina científica es un fenómeno relativamente reciente. Sus inicios se remontan a principios del siglo xx, cuando la expansión y consolidación de las empresas empezó a plantear problemas de gestión que necesitaban ser resueltos.

Uno de los primeros en estudiar la mejor forma de administrar las organizaciones

fue #HenriFayol, un directivo francés que en 1916 trató de sistematizar las tareas de dirección en una empresa. Su planteamiento, que concibe la dirección como un proceso sistemático y organizado para hacer las cosas mediante el desarrollo de una serie de

funciones para la consecución de un fin, se ha mantenido prácticamente inalterable hasta nuestros días.

Pero, ¿qué es la administración?

La #administración de las organizaciones es el proceso de llevar a cabo eficientemente las actividades de planificación, organización, dirección y control, mediante las personas, para conseguir unos objetivos determinados.

De esta definición, surgen cuatro #rasgoscaracterísticos del concepto de administración:

1. El papel clave del administrador o directivo. Un buen administrador será aquel que desarrolle las potencialidades individuales y colectivas de las personas que trabajan en la organización. No se pretende que el directivo realice más cantidad de tareas que sus subordinados, sino que logre que éstos realicen de la mejor manera posible sus cargas de trabajo. Así, el mejor directivo no es el que más trabaja, sino el que consigue que sus subordinados trabajen mejor.

2. Los conceptos de eficacia y eficiencia. La eficiencia se refiere a la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados. Puesto que los administradores tratan con recursos o insumos que son escasos, procuran emplearlos de la manera más eficiente posible. Por tanto, la administración busca minimizar el empleo de los recursos. Ahora bien, no basta con ser eficiente. La administración también tiene que conseguir que se ejecuten las actividades, es decir, buscar la eficacia. Esta es la consecución de los objetivos propuestos. Mientras la eficiencia significa hacer las cosas correctamente, la eficacia significa hacer las cosas correctas. Eficacia y eficiencia son términos independientes, ya que ninguno de ellos tiene por qué afectar necesariamente al otro. La mejor organización sería aquella que logra ser al mismo tiempo eficaz y es decir, que fija las metas correctas y las alcanza, utilizando sus recursos de forma óptima.

3. El proceso. La administración es un proceso, es decir, es una actividad secuencial, desarrollada por los administradores o gerentes, a través de funciones administrativas. A éstas se las denomina: planificación, organización, dirección del comportamiento humano y control. Más adelante se explicará en qué consisten las cuatro funciones que integran el proceso de administración.

4. La toma de decisiones. El directivo, en su trabajo, se encuentra inmerso en un continuo proceso de toma de decisiones. Para facilitar esta labor, existen cinco grandes métodos que ayudan en la toma de decisiones: la experiencia, la prueba y error, el análisis, el juicio y la negociación. A pesar de la existencia de estos métodos, la multiplicidad de situaciones diferentes, la intervención humana o la irracionalidad con la actúan en ocasiones los seres humanos son la causa de las limitaciones y de la complejidad de este proceso.