Una vez que un proyecto ha sido aprobado de acuerdo a los resultados de su formulación, el siguiente paso es la ejecución para lo cual se requiere una precisa planeación que logre la óptima coordinación de recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos para la puesta en marcha del proyecto.
Si un proyecto prescindiera de la planeación de la ejecución no se tendría una certeza de la optimización de los recursos, sobre todo en tiempos de actuación y los recursos financieros empleados debido a que las actividades podrían tener un orden ineficiente, y con ello, costos que restarían rentabilidad al proyecto.
En esta última Entrega del blog de Formulación y evaluación de proyectos tendrás la oportunidad de estudiar las herramientas de gestión y organización de proyectos, las cuales te serán de utilidad, no sólo para los proyectos de inversión, sino para la planeación de cualquier proyecto personal en el que requieras una optimización de los tiempos.
PROPÓSITOS
Al término de esta unidad lograrás:
Realizar una planeación y cálculo de la duración de un proyecto a partir de los atributos de las actividades, tiempos y secuencias particulares.
Realizar representaciones gráficas mediante diagramas de red y cronograma de actividades.
Emplear herramientas de gestión y organización de proyectos para determinar trayectorias óptimas de ejecución.
¿Qué puedes encontrar en este Blog?
Enunciación de las actividades y sus tiempos
Tabla de orden y secuencia
Ruta crítica
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Gráfica de Gantt
CASO PRÁCTICO.
La empresa Drexler ha obtenido el dictamen de viabilidad para la expansión mediante un punto de venta en sitio estratégico; el director comercial ha considerado que sería suficiente la adecuación de procesos que emplearon para la instauración del primer punto
de venta, el cual fue exitoso.
Daniel, como ejecutivo del área comercial que ha tenido la oportunidad de estudiar herramientas de administración y gestión de proyectos, ha realizado una observación muy pertinente a la dirección determinando que “cada proyecto es distinto”, pues el entorno mismo va cambiando, y que las actividades y precisiones del proyecto son importantes para su objetivo.
El Director Comercial, confiando en Daniel como colaborador de su equipo de trabajo, le ha permitido plantear la propuesta de ejecución para la expansión. Daniel esquematizó de manera gráfica la trayectoria de actividades que optimizaría los recursos para la ejecución del proyecto, incluso obtuvo resultados probabilísticos para la culminación de éste, lo cual difería con lo que en primera instancia estimaba el Director Comercial.
Cuando el Director Comercial recibió los resultados que le presentó Daniel, quedó sorprendido de la optimización de tiempos para su ejecución respaldado mediante las herramientas empleadas.
INTRODUCCIÓN
El objetivo del proceso de ejecución del proyecto es obtener los entregables (para la generación de productos y/o servicios), poniendo especial énfasis en la integración y optimización de los recursos empleados.
El proceso de seguimiento y control tiene el objetivo de observar el desempeño de los procesos y el uso de los recursos apegados a la planeación y objetivos mismos del proyecto.
En un estudio de factibilidad es suficiente con un cronograma de actividades, sin embargo, en el proyecto definitivo es indispensable emplear herramientas de administración y gestión de proyectos como: CPM, PERT y/o Gráfica de GANTT.
De acuerdo con la Guía del PMBOK (2017), la gestión del cronograma del proyecto incluye los procesos siguientes (pp. 174-182):
Planificar la gestión del cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar la duración de las actividades
Desarrollar el cronograma
Controlar el cronograma
ENUNCIACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y SUS TIEMPOS
La enunciación y estimación de duración de las actividades es uno de los primeros pasos para la gestión y planificación de un proyecto. De acuerdo con la Guía del PMBOK (2017):
“Definir las actividades es el proceso de identificar y documentar las actividades específicas que se deben realizar para elaborar los entregables del proyecto” (p. 183) y “Estimar la duración de las actividades es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de períodos necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados”. (p. 195)
TABLA DE ORDEN Y SECUENCIA
A la par de la identificación de las actividades del proyecto es necesario tener la claridad de la secuenciación de las actividades. En la Guía del PMBOK (2017), secuenciar actividades se define como:
“El proceso de identificación y documentación de las relaciones entre las actividades del proyecto, cuyo beneficio clave es la definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto.” (p. 187).
RUTA CRÍTICA
La ruta crítica (CPM) se basa en un diagrama de red de la trayectoria de las actividades de un proyecto (u objetivo específico) considerando el tiempo preciso de duración de cada actividad a fin de estimar la duración total del proyecto.
Una vez teniendo toda la trayectoria de actividades el objetivo es conocer el camino que optimizará el tiempo de duración, evitando así, tiempos perdidos (por la holgura de las actividades).
La ruta crítica será la trayectoria con actividades de holgura cero. Puede existir más de una ruta crítica.
Los pasos para planificar un proyecto con CPM son:
Fórmulas de cálculo (notas para pasos 6, 7 y 8)
PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE)
El PERT, al igual que el CPM, también se basa en un diagrama de red de la trayectoria de las actividades de un proyecto con la diferencia en el método por el cual se estima la duración de los tiempos.
En resumen, la diferencia de ambos métodos es:
Los pasos a planificar un proyecto con PERT son:
1. Definir el proyecto o actividad a realizar.
2. Realizar una tabla de orden y secuencia de las actividades o tareas particulares precisando:
Nombre de la actividad (la descripción es opcional)
Actividad predecesora
Duración
3. Calcular el tiempo estimado (Te) para cada actividad.
4. Calcular la varianza para cada actividad.
5. Delinear de forma gráfica la trayectoria de las actividades conectando las actividades de acuerdo con su orden y secuencia, empleando el tiempo estimado.
6. Incluye una tarea llamada INICIO (que una la o las actividades que no tienen precedente) y otra llamada FIN (que conecte a la o a las actividades finales). Estas dos actividades tendrán duración de cero.
7. A partir de este paso se inicia con el cálculo de duración del proyecto, cálculo de holguras y determinación de ruta crítica. Primero, realiza la representación de los nodos con sus respectivas flechas de secuencia colocando para cada uno el nombre de la actividad y la duración. Emplea, para la representación de nodos, el mismo diagrama del paso 5 para planificar un proyecto con CPM.
8. Se obtienen inicios y términos más próximos: calcula para toda la red el IP y el TP. Iniciarás con el cálculo de IP para el nodo de INICIO y concluyendo con el TP del nodo de FIN. Se calcula considerando las flechas de secuencia Inicio -> Fin.
9. Se obtienen inicios y términos más lejanos: sólo una vez que tengas los cálculos de IP y TP será posible conseguir los cálculos de IL y TL. Inicia calculando el TL e IL para el nodo de FIN y prosigue hasta llegar al IL de nodo de inicio. Se calcula considerando secuencia Fin -> Inicio.
10. Se calcula la holgura.
11. Identifica la ruta crítica, en la cual las holguras sean igual a cero.
12. Calcula la varianza y desviación estándar para la ruta crítica. La varianza (o2) se calcula sumando las varianzas de las actividades que conforman la red crítica. La desviación estándar (o) se calcula a partir de la raíz cuadrada de la varianza del proyecto. 13. Por último, se pueden realizar cálculos probabilísticos considerando los valores
obtenidos, empleando los siguientes valores: u: media aritmética (será la duración del proyecto)
o: desviación estándar
x: valor de probabilidad Fórmula para cálculos probabilísticos:
Para la interpretación se busca el valor de z en la tabla de distribución normal.
GRÁFICA DE GANTT
También se conoce como diagrama de barras y es una representación gráfica que muestra la duración total de un proyecto considerando la duración de cada una
de sus actividades, precedencias y holguras.
A partir de la gráfica de #Gantt, también se puede observar la ruta crítica considerando aquellas actividades con holgura de cero. Ejemplo: A continuación, se construirá la gráfica de Gantt para el proyecto que se empleó
como ejemplo para el PERT, cuyas actividades y tiempos estimados son:
La gráfica de Gantt quedaría del siguiente modo:
EN POCAS PALABRAS...
La enunciación y estimación de duración de las actividades es uno de los primeros pasos para la gestión y planificación de un proyecto.
A la par de la identificación de las actividades del proyecto es necesario tener la claridad de la secuenciación de las actividades.
La ruta crítica (CPM) se basa en un diagrama de red de la trayectoria de las actividades de un proyecto (u objetivo específico) considerando el tiempo preciso de duración de cada actividad a fin de estimar la duración total del proyecto.
El PERT, al igual que el CPM, también se basa en un diagrama de red de la trayectoria de las actividades de un proyecto con la diferencia en el método por el cual se estima la duración de los tiempos.
La gráfica de Gantt también se conoce como diagrama de barras y es una representación gráfica que muestra la duración total de un proyecto considerando la duración de cada una de sus actividades, precedencias y holguras.
PARA SABER MÁS
Para saber más sobre los temas vistos en esta unidad revisa el siguiente material:
Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK), de Luis Malpica. https://www.academia.edu/
CIERRE DEL BLOG.
El éxito de un proyecto resulta de las precisiones de los procesos metodológicos en
sus distintas etapas. Asimismo, se mide con los resultados obtenidos de acuerdo a los
objetivos planteados en la etapa de formulación.
Aquí has visto las herramientas de administración y gestión, las cuales te
permitirán visualizar de manera gráfica y con elementos cuantitativos las trayectorias
posibles que integran un proyecto, y por supuesto, la trayectoria óptima.
Por último, recuerda que cada proyecto tiene sus particularidades, por lo que no hay
como tal un formato para integrar las etapas de un proyecto, así que, como formulador y
evaluador, tendrás que considerar la profundidad y precisión para tu proyecto.
FUENTES DE CONSULTA
Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. (Guía del PMBOK). EE. UU.: Project Management Institute.
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